Każdy właściciel firmy lub przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą musi znaleźć dla siebie dobrą firmę rozliczającą. Doświadczone biuro rachunkowe, które zatrudnia specjalistów w swojej dziedzinie jest koniecznym elementem nowego, małego biznesu jak również dla rozwiniętej międzynarodowej korporacji.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego biura rachunkowego? Pamiętaj o kilku kwestiach, które powinieneś sprawdzić przed podpisaniem umowy na prowadzenie usług serwisowych.
Profesjonalne podejście do klienta
Bez względu na to, czy jesteś początkującym przedsiębiorcą, który wdraża swoją firmę na lokalnym rynku, czy jednak prowadzisz międzynarodową firmę zatrudniającą kilkuset pracowników i mającą znaczne dochody, potrzebujesz specjalisty, który pomoże Ci w sprawach prowadzenia działalności i obsługi kadrowo-płacowej. Doświadczeni specjaliści z różnych dziedzin, zatrudnionych w biurze rachunkowym na pewno służą pomocą i swoją wiedzą. Biura rachunkowe oferują różne zakresy swoich usług.
Jak wiadomo, pierwsze wrażenie jest najważniejsze. Już przy pierwszej rozmowie łatwo jest wyczuć podejście do klienta – czy biuro dopasuje się indywidualnie do Twoich potrzeb, czy jednak ma ściśle określone procedury, od których ciężko jest im odejść? Jeżeli biuro od początku nie chce negocjować warunków, w późniejszym czasie będzie mieć takie samo stanowisko.
Nie bój się zadawać pytania – jeżeli zauważysz łatwość i szybkość odpowiedzi na Twoje pytania, na pewno trafisz na dobrych specjalistów, którzy będą szukać najlepszych rozwiązań dla Twojej firmy. Osoba, która się z Tobą spotka to najczęściej osoba na wyższym stanowisku kierowniczym, odpowiedzialna za relację biznesową ale również profesjonalista, więc nie powinien być zaskoczony Twoimi pytaniami. Poproś wcześniej również o wzór umowy serwisowej – powinieneś mieć czas na zapoznanie się ze standardowymi usługami firmy, jak również mieć możliwość dodania swoich uwag. Sprawdź także, co wchodzi w ustaloną cenę, a co byłoby dodatkowo płatne.
Jeżeli spotkanie odbywa się bezpośrednio w biurze rachunkowym, zweryfikuj otoczenie. W dobrym biurze rachunkowym pracownicy dochowują należytej staranności, aby nie ujawnić poufnych danych swoich klientów, więc nie powinieneś mieć dostępu do danych innych osób, czy dokumentów.
Zakres usług
Im więcej usług ma w swoim zakresie tym lepiej. Pamiętaj, że oprócz standardowego rozliczenia księgowego i kadrowo-płacowego, biura mogą oferować również doradztwo podatkowe i prawne, rejestracja i likwidacja firmy, wirtualne biuro, elektroniczny dostęp do dokumentów, ich archiwizacja. Wszystkie możliwe opcje, które może zapewnić biuro rachunkowe mogą być pomocne – teraz lub w przyszłości.
Przy zakresie usług warto określić takie tematy jak: obieg dokumentu; godziny pracy biura; czas odpowiedzi na Twoje pytania; kwestię powiadomień dotyczących podatków czy składek ZUS; termin otrzymania informacji o konieczności zapłaty należności do organów państwowych; informowanie o zmianach w prawie; reprezentacja Twojej firmy przed instytucjami finansowymi; języki obce, w którym biuro mogłoby pracować; wskazanie osób, które będą odpowiedzialne za kontakt w biurem. Im więcej pytań zadasz, tym bardziej będziesz świadomy za co biuro ponosi odpowiedzialność, a czego oczekuje od Ciebie.
To są najważniejsze kwestie, którymi powinieneś się kierować przy wyborze odpowiedniego biura rozliczeniowego. Pamiętaj jednak, że to Ty jako właściciel firmy jesteś odpowiedzialny za rzetelne prowadzenie rozliczeń. Biuro rachunkowe rozlicza w Twoim imieniu, ale to Ty będziesz składał wyjaśnienia przed ewentualnymi organami podatkowymi czy instytucjami państwowymi.
