Gdy staniemy przed wyzwaniem, jakim jest zorganizowanie konferencji, ulegamy stresowi, żeby temu zapobiec, powinniśmy zaplanować dokładnie to wydarzenie. Najważniejszą informacją jest na ile osób, ma odbyć się spotkanie czy będzie to konferencja kameralna, czy biznesowa?
Jeżeli zaplanujemy ogólną koncepcję działania, pomoże nam to w późniejszej realizacji zadania krok po kroku.
Rozpisanie każdej czynności, którą zamierzamy wykonać, będzie bardzo przydatne i nie zapomnimy o żadnej istotnej rzeczy. Warto pamiętać, że plan działania i organizacji konferencji będzie dotyczył nie tylko tego, co dotyczy spotkania na sali, ale również poza nią.
Najistotniejsze kwestie, jak zorganizować konferencję, które mamy załatwić, aby impreza odbyła się bez niespodzianek to:
-
miejsce, w którym ma odbyć się konferencja,
-
parking dla gości,
-
zakwaterowanie,
-
catering,
-
sprzęt techniczny w sali jak mównica, mikrofony.
Jednak ważnym czynnikiem musi być jasno wytyczony cel spotkania, powinniśmy dostosować go do oczekiwań uczestników wydarzenia. Wybrany obiekt, z dobrym zapleczem i salą konferencyjną, w którym ma dojść do realizacji spotkania, ma niebagatelne znaczenie. To, jak jest skomunikowany, czy ma parking to istotne atuty lokalizacji, w której ma odbyć się event. W każdym przypadku wybieramy taką salę lub hotel, który jest dostosowany do ilości zaproszonych osób. Dobry program konferencji dostosowany do jej odbiorców i odpowiedni wygląd obiektu z całym zapleczem technicznym a przede wszystkim zadowolenie gości to gwarancja sukcesu.
